各市縣、洋浦開發區工商局：
為進一步加強食品經營主體信用管理工作，有效規范食品市場主體監管行為，促進食品經營主體健康發展，切實保障食品市場消費安全，省局制定了《海南省工商行政管理局流通環節食品經營者信用檔案管理制度》，現印發給你們，請認真貫徹執行。
二〇一二年四月十三日
海南省工商行政管理局
流通環節食品經營者信用檔案管理制度
為貫徹落實《中華人民共和國食品安全法》、《食品安全法實施條例》、國家工商總局《食品流通許可管理辦法》，建立健全流通環節食品安全監管長效機制，確保全省工商系統順利開展流通環節食品許可及監督管理工作，根據《行政許可法》、《檔案法》的有關規定，制定本制度。
一、流通環節食品經營者信用檔案是工商行政管理機關依法對流通環節食品經營者實施行政許可及監督管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等信用資料的歷史記錄，是工商行政管理機關對食品經營者監督管理的重要依據。
二、流通環節食品經營者信用檔案按照“一戶一檔”的原則集中統一管理。由各市縣、洋浦開發區工商局負責核準食品流通許可的部門立卷歸檔，維護檔案的完整和安全。
三、流通環節食品經營者信用檔案分許可卷和信用卷，記錄許可頒發、日常監督檢查結果、違法行為查處等情況，其內容要與登記注冊、市場巡查、經濟戶口管理和食品安全管理等信息銜接，作為信用分類監管的參考依據。
四、按照《中華人民共和國檔案法》規定，流通環節食品經營者信用檔案許可卷參照市場主體登記檔案標準，長期保存，任何單位和個人不得修改、涂抹、標注、損毀；流通環節食品經營者信用檔案信用卷可定期進行清理，保存期限不得少于二年。
五、流通環節食品經營者信用檔案許可卷材料包括設立、變更、延續、注銷等許可材料。
設立材料包括：食品流通許可申請書、名稱預先核準通知書復印件、經營場所使用證明、經營場所現場核查登記表、負責人身份證明、食品安全專業技術人員及管理人員身份證明、食品安全管理制度文本、省工商局規定的其他材料。
變更材料包括：食品流通變更許可申請書、與變更食品流通許可事項相關的材料、經營場所現場核查登記表、營業執照復印件、食品安全管理制度文本、食品流通許可證正副本、其他相關材料。
延續材料包括：食品流通延續許可申請書、流通許可審核意見表、核發許可證情況登記表、經營場所現場核查登記表、已到期食品流通許可證正副本等相關材料。
注銷材料包括：食品流通注銷許可申請書、流通許可審核意見表、食品流通許可證正副本等相關材料。
六、流通環節食品經營者信用檔案信用卷材料主要包括：流通環節食品經營現場巡查檔案、責令改正通知書、行政告誡書、行政處罰決定書等監督檢查記錄材料。
七、 流通環節食品經營者信用檔案使用統一的檔案盒和文書檔案封皮。食品流通許可證編號即為檔案盒及檔案封面的歸檔號。
八、案卷內文書材料應按順序編寫頁號，頁號一律用阿拉伯數字編寫在材料右上角和頁背的左上角，卷宗封面、卷宗目錄以及沒有文字的材料頁面不用編寫頁號。聲像材料應當用文字標出錄攝的對象、時間、地點。
九、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確，字跡工整。歸檔文件材料應為原件，復制件須提供者加蓋印章或者簽字確認。
十、案卷內文書材料應統一使用A4型紙（210×297毫米），過大的，應折疊成A4幅面；過小的，應用A4紙托裱。不宜托裱的材料可使用證物袋裝袋附卷。
十一、食品經營者信用檔案實行誰受理，誰歸檔，食品流通許可承辦人員應在許可證核發后七個工作日內完成電子歸檔工作，涉及食品經營者違法違規經營的案件資料，由案件承辦部門在案件辦結后七個工作日內交由食品流通監管科（室）統一歸檔。
十二、食品流通許可承辦人員和科（室）科長（主任）應做好歸檔文件的整理成卷工作，設立檔案室，專人、專柜妥善保管；移交時須附移交清單，確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標準統一。檔案管理人員須做好歸檔文件的接收、整理、保管、利用、統計等項工作。
十三、借閱、抄錄、攜帶、復制流通環節食品經營者信用檔案資料的，依照法律、法規及國家工商總局有關規定執行。
十四、 食品流通許可、監管工作人員、檔案管理人員，違反檔案管理規定的，將依法追究相應責任。
十五、 本制度自印發之日起執行。
