市直各有關食品安全監管部門，各縣（市）區檔案局、政府食安辦、質監局，各食品生產工業企業：
根據市委辦公廳、市政府辦公廳《轉發市檔案局、市食品安全工作辦公室關于加強食品安全信用檔案體系建設的意見》（濟廳字〔2012〕44號）文件的要求，現將《濟南市食品生產質量信用檔案管理辦法》印發給你們，望認真組織貫徹執行。
濟南市檔案局 濟南市政府食品安全工作辦公室 濟南市質量技術監督局
2013年4月1日
濟南市食品生產質量信用檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強我市食品生產質量信用檔案工作，規范食品生產質量信用檔案的收集、整理、保管及利用工作，充分發揮食品生產質量信用檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國食品安全法》、《企業檔案工作規范》等法律法規和標準規范要求，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱食品生產質量信用檔案是指食品生產工業企業（以下簡稱食品企業）在食品生產、經營和管理過程中形成的、具有保存價值，并經過系統整理的各種形式的真實記錄。
第三條 本辦法適用于我市各類食品企業食品生產質量信用檔案管理。
第四條 各級檔案行政管理部門依法負責本行政區域內食品企業檔案工作的宏觀指導、監督和檢查。各級相關食品安全監管部門依法負責其職責范圍內本轄區食品企業食品生產質量信用檔案的日常行政監管。
第五條 食品生產質量信用檔案工作是企業管理及整個企業檔案工作的重要組成部分，各食品企業要高度重視食品生產質量信用檔案工作，認真貫徹執行《食品安全法》、《檔案法》等國家有關法律法規，將其納入企業發展規劃和工作計劃，明確企業分管領導和責任人，依法加強管理。
第二章 食品生產質量信用檔案工作體系
第六條 要按照《檔案法》及《企業檔案工作規范》的要求，對食品生產質量信用檔案工作實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。把食品生產質量信用檔案納入企業檔案綜合管理體系，建立以綜合檔案室為核心，以企業各相關部門、車間、班組為基礎的食品生產質量信用檔案管理網絡。
第七條 企業綜合檔案室及企業內部相關部門應配備適應食品生產質量信用檔案工作需要的專兼職檔案工作人員，并保持相對穩定。檔案人員應參加縣（市）區以上檔案行政管理部門專業培訓。檔案人員調離工作崗位時，應按規定辦理檔案工作交接手續。
第八條 企業應將食品生產質量信用文件材料的形成、收集、歸檔和整理要求納入企業及各相關部門、人員崗位職責及年度目標任務，并定期進行檢查考核。
第九條企業綜合檔案部門要執行國家有關檔案工作的法律、法規和業務標準，接受檔案行政管理部門的業務監督和指導；制定本企業食品生產質量信用文件材料的歸檔、整理、保管、統計、利用、移交、鑒定銷毀、保密等規章制度；檢查指導企業內部相關部門食品生產信用檔案的形成、收集、整理及歸檔工作。
第十條 企業內部相關部門檔案工作責任人，要對本部門應歸檔的食品生產質量信用文件材料的完整、系統、準確負責，保證歸檔的食品生產質量信用文件材料真實可靠、齊全完整、整理規范。
第十一條 企業應對在食品生產質量信用檔案工作中做出突出成績的部門或個人給予表彰獎勵，對違反有關規定，造成檔案損失、帶來不良影響的相關人員給予處罰。
第三章 食品生產質量信用檔案的收集整理
第十二條 食品生產質量信用檔案主要內容包括：
（一）管理性文件材料：組織機構與法人文件、生產許可文件、質量安全工作手冊、崗位職責及操作規范、質量管理制度、企業標準、產品標準、工作程序文件、各種達標認證文件、商標管理文件、各種獲獎文件、工藝文件等；質量監督部門檢查與檢驗文件、人員健康檢查、質量安全職工培訓文件、消費者滿意單位創建活動申報、批復文件；工商、質檢等部門檢查材料、案件處理材料等。
（二）原材料控制文件材料：供貨商資質文件、原輔材料供貨目錄、采購定單合同、原材料檢驗報告、包裝材料檢驗報告、食品添加劑驗收檢驗單、食品營養強化劑檢驗單等。
（三）生產過程控制文件材料：生產環節各種記錄、各種成分及微生物檢測記錄或檢驗報告、關鍵控制點巡查記錄、產品配料記錄表、備料崗位記錄、產品投料記錄、添加劑使用臺帳、產品留樣處理記錄、滅菌工作記錄、裝量差異檢驗記錄、計量抽查表、質量記錄清單、成品放行審核單、設備清洗記錄、設備運行記錄、車間清潔記錄、半成品檢驗報告、產品檢驗報告、產品出廠檢驗記錄、罐裝記錄、產品運輸記錄等。
（四）產品銷售文件材料：產品銷售記錄、產品質量服務反饋材料、顧客滿意程度調查材料、產品退回處理材料等。
（五）其他應歸檔的食品生產、質量管理文件材料。
第十三條 管理性文件的保管期限一般定為永久和10年，原材料控制文件、生產過程控制文件、售后文件的保管期限一般定為2年，企業可根據實際情況作適當調整。
第十四條 食品企業綜合檔案室應統一規定各部門食品生產質量信用文件材料的歸檔時間；食品生產質量信用文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的食品生產質量信用文件及時移交本部門檔案人員，不得拖延。
第十五條 歸檔食品生產質量信用文件材料必須完整、準確、系統，責任人簽署完備。檔案制成材料應符合相應保管期限的要求。歸檔的文件應為原件。
第十六條 歸檔食品生產質量信用文件材料應統一使用A4型（210×297毫米）紙（特殊表格除外），字跡材料應使用碳素墨水、藍黑墨水或黑色簽字筆及其它不易褪變的材料。歸檔文件已破損、褪色或容易破損、褪色的文件材料要進行修補或復制。
第十七條 食品生產質量信用檔案應當按照企業綜合檔案部門統一制定的企業檔案分類及整理方案進行分類整理，并建立檔案目錄。
第十八條各部門檔案人員在檔案整理完畢后，應在第二年上半年向企業綜合檔案室移交。檔案移交應辦理移交手續。短期保存的檔案，如果形成部門具備保管條件，經企業領導批準，也可暫存各形成部門，但目錄要由綜合檔案室統一管理一套。
第四章 食品生產質量信用檔案的管理
第十九條企業要把食品生產質量信用檔案工作納入企業相關生產管理流程，在企業質量管理標準體系、操作規范手冊、人員崗位職責等規定中細化對食品生產質量信用檔案工作的要求。
第二十條 企業要為食品生產質量信用檔案提供適應檔案保管需要的條件，檔案實體暫在各部門保管的，要設置檔案專用房間、專用櫥具，采取有效防護措施，確保檔案安全。
第二十一條 企業綜合檔案室要定期定時檢查各相關部門食品生產質量信用檔案的保管情況，發現問題及時處理，確保安全。任何人不得擅自抽取、涂改、增刪、污損已歸檔的食品生產質量信用檔案。
第二十二條 對于保管期滿的食品生產質量信用檔案，須按照有關規定，成立專門的鑒定小組進行鑒定。經鑒定，對仍需繼續保存的應重新劃定保管期限，對確無保存價值的檔案應填寫銷毀清冊，經企業法人批準后進行監督銷毀。銷毀清冊永久保存。
第五章 食品生產質量信用檔案的利用
第二十三條企業檔案綜合檔案室應加強食品生產質量信用檔案檢索系統建設，積極開發檔案信息資源，為改善企業質量管理，提高產品質量，維護企業合法權益，提供及時有效地檔案服務。
第二十四條企業應根據保密和知識產權管理規定，設定利用者權限，超越權限的利用需求，要按照相應制度規定程序辦理。
第二十五條 利用食品生產質量信用檔案須履行登記、借出和歸還手續，并在指定的地點查閱。檔案歸還要檢查有無被拆解、涂改、增刪、污損等情況，發現問題，要及時報告并查處。
第六章 食品生產質量信用檔案的信息化建設
第二十六條 食品生產質量信用檔案的信息化建設應納入企業信息化建設總體規劃，與企業信息化協調同步發展，企業各信息系統的開發與實施應充分考慮食品生產質量信用檔案管理的需要和要求。
第二十七條 食品生產質量信用電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍，電子檔案應參照紙質檔案的分類方案進行分類，超過保管期限的電子檔案的鑒定銷毀應按照紙質檔案的有關規定同步執行，或適當延長。
第二十八條 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。
第二十九條 企業可根據檔案保管和利用的實際需要，對傳統載體的食品生產質量信用檔案實施數字化。
第三十條 食品生產質量信用檔案信息要積極與質量技術監督部門的食品安全電子追溯系統實行聯接，并及時把相關信息傳輸到電子追溯系統，使質量監督部門能夠及時掌握企業生產情況及產品質量情況，使消費者能夠遠程了解食品的相關信息，使食品安全相關信息的提供和發布適應現代社會發展的需要。
第七章 附 則
第三十一條 在食品安全生產信用檔案管理中，違反檔案法律法規，造成嚴重后果的，要依照國家有關法規追究相關人員的法律責任。
第三十二條 本辦法自2013年4月10日起施行，有效期5年。
