市直各有關(guān)食品安全監(jiān)管部門，各縣（市）區(qū)檔案局、政府食安辦、質(zhì)監(jiān)局，各食品生產(chǎn)工業(yè)企業(yè)：
根據(jù)市委辦公廳、市政府辦公廳《轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局、市食品安全工作辦公室關(guān)于加強(qiáng)食品安全信用檔案體系建設(shè)的意見》（濟(jì)廳字〔2012〕44號(hào)）文件的要求，現(xiàn)將《濟(jì)南市食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案管理辦法》印發(fā)給你們，望認(rèn)真組織貫徹執(zhí)行。
濟(jì)南市檔案局 濟(jì)南市政府食品安全工作辦公室 濟(jì)南市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局
2013年4月1日
濟(jì)南市食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)我市食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作，規(guī)范食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的收集、整理、保管及利用工作，充分發(fā)揮食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國食品安全法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案是指食品生產(chǎn)工業(yè)企業(yè)（以下簡稱食品企業(yè)）在食品生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中形成的、具有保存價(jià)值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理的各種形式的真實(shí)記錄。
第三條 本辦法適用于我市各類食品企業(yè)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案管理。
第四條 各級(jí)檔案行政管理部門依法負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)食品企業(yè)檔案工作的宏觀指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各級(jí)相關(guān)食品安全監(jiān)管部門依法負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)本轄區(qū)食品企業(yè)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的日常行政監(jiān)管。
第五條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作是企業(yè)管理及整個(gè)企業(yè)檔案工作的重要組成部分，各食品企業(yè)要高度重視食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《食品安全法》、《檔案法》等國家有關(guān)法律法規(guī)，將其納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，明確企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人，依法加強(qiáng)管理。
第二章 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作體系
第六條 要按照《檔案法》及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，對(duì)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。把食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案納入企業(yè)檔案綜合管理體系，建立以綜合檔案室為核心，以企業(yè)各相關(guān)部門、車間、班組為基礎(chǔ)的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
第七條 企業(yè)綜合檔案室及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)配備適應(yīng)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作需要的專兼職檔案工作人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。檔案人員應(yīng)參加縣（市）區(qū)以上檔案行政管理部門專業(yè)培訓(xùn)。檔案人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)。
第八條 企業(yè)應(yīng)將食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料的形成、收集、歸檔和整理要求納入企業(yè)及各相關(guān)部門、人員崗位職責(zé)及年度目標(biāo)任務(wù)，并定期進(jìn)行檢查考核。
第九條企業(yè)綜合檔案部門要執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；制定本企業(yè)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料的歸檔、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交、鑒定銷毀、保密等規(guī)章制度；檢查指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門食品生產(chǎn)信用檔案的形成、收集、整理及歸檔工作。
第十條 企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門檔案工作責(zé)任人，要對(duì)本部門應(yīng)歸檔的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)，保證歸檔的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料真實(shí)可靠、齊全完整、整理規(guī)范。
第十一條 企業(yè)應(yīng)對(duì)在食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作中做出突出成績的部門或個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定，造成檔案損失、帶來不良影響的相關(guān)人員給予處罰。
第三章 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的收集整理
第十二條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案主要內(nèi)容包括：
（一）管理性文件材料：組織機(jī)構(gòu)與法人文件、生產(chǎn)許可文件、質(zhì)量安全工作手冊(cè)、崗位職責(zé)及操作規(guī)范、質(zhì)量管理制度、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工作程序文件、各種達(dá)標(biāo)認(rèn)證文件、商標(biāo)管理文件、各種獲獎(jiǎng)文件、工藝文件等；質(zhì)量監(jiān)督部門檢查與檢驗(yàn)文件、人員健康檢查、質(zhì)量安全職工培訓(xùn)文件、消費(fèi)者滿意單位創(chuàng)建活動(dòng)申報(bào)、批復(fù)文件；工商、質(zhì)檢等部門檢查材料、案件處理材料等。
（二）原材料控制文件材料：供貨商資質(zhì)文件、原輔材料供貨目錄、采購定單合同、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、包裝材料檢驗(yàn)報(bào)告、食品添加劑驗(yàn)收檢驗(yàn)單、食品營養(yǎng)強(qiáng)化劑檢驗(yàn)單等。
（三）生產(chǎn)過程控制文件材料：生產(chǎn)環(huán)節(jié)各種記錄、各種成分及微生物檢測(cè)記錄或檢驗(yàn)報(bào)告、關(guān)鍵控制點(diǎn)巡查記錄、產(chǎn)品配料記錄表、備料崗位記錄、產(chǎn)品投料記錄、添加劑使用臺(tái)帳、產(chǎn)品留樣處理記錄、滅菌工作記錄、裝量差異檢驗(yàn)記錄、計(jì)量抽查表、質(zhì)量記錄清單、成品放行審核單、設(shè)備清洗記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、車間清潔記錄、半成品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)記錄、罐裝記錄、產(chǎn)品運(yùn)輸記錄等。
（四）產(chǎn)品銷售文件材料：產(chǎn)品銷售記錄、產(chǎn)品質(zhì)量服務(wù)反饋材料、顧客滿意程度調(diào)查材料、產(chǎn)品退回處理材料等。
（五）其他應(yīng)歸檔的食品生產(chǎn)、質(zhì)量管理文件材料。
第十三條 管理性文件的保管期限一般定為永久和10年，原材料控制文件、生產(chǎn)過程控制文件、售后文件的保管期限一般定為2年，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況作適當(dāng)調(diào)整。
第十四條 食品企業(yè)綜合檔案室應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定各部門食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料的歸檔時(shí)間；食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件及時(shí)移交本部門檔案人員，不得拖延。
第十五條 歸檔食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任人簽署完備。檔案制成材料應(yīng)符合相應(yīng)保管期限的要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。
第十六條 歸檔食品生產(chǎn)質(zhì)量信用文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4型（210×297毫米）紙（特殊表格除外），字跡材料應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或黑色簽字筆及其它不易褪變的材料。歸檔文件已破損、褪色或容易破損、褪色的文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
第十七條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)綜合檔案部門統(tǒng)一制定的企業(yè)檔案分類及整理方案進(jìn)行分類整理，并建立檔案目錄。
第十八條各部門檔案人員在檔案整理完畢后，應(yīng)在第二年上半年向企業(yè)綜合檔案室移交。檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)。短期保存的檔案，如果形成部門具備保管條件，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，也可暫存各形成部門，但目錄要由綜合檔案室統(tǒng)一管理一套。
第四章 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的管理
第十九條企業(yè)要把食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作納入企業(yè)相關(guān)生產(chǎn)管理流程，在企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)體系、操作規(guī)范手冊(cè)、人員崗位職責(zé)等規(guī)定中細(xì)化對(duì)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案工作的要求。
第二十條 企業(yè)要為食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案提供適應(yīng)檔案保管需要的條件，檔案實(shí)體暫在各部門保管的，要設(shè)置檔案專用房間、專用櫥具，采取有效防護(hù)措施，確保檔案安全。
第二十一條 企業(yè)綜合檔案室要定期定時(shí)檢查各相關(guān)部門食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保安全。任何人不得擅自抽取、涂改、增刪、污損已歸檔的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案。
第二十二條 對(duì)于保管期滿的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案，須按照有關(guān)規(guī)定，成立專門的鑒定小組進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定，對(duì)仍需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。
第五章 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的利用
第二十三條企業(yè)檔案綜合檔案室應(yīng)加強(qiáng)食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，積極開發(fā)檔案信息資源，為改善企業(yè)質(zhì)量管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提供及時(shí)有效地檔案服務(wù)。
第二十四條企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，設(shè)定利用者權(quán)限，超越權(quán)限的利用需求，要按照相應(yīng)制度規(guī)定程序辦理。
第二十五條 利用食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案須履行登記、借出和歸還手續(xù)，并在指定的地點(diǎn)查閱。檔案歸還要檢查有無被拆解、涂改、增刪、污損等情況，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)報(bào)告并查處。
第六章 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的信息化建設(shè)
第二十六條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案的信息化建設(shè)應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步發(fā)展，企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案管理的需要和要求。
第二十七條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的分類方案進(jìn)行分類，超過保管期限的電子檔案的鑒定銷毀應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定同步執(zhí)行，或適當(dāng)延長。
第二十八條 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。
第二十九條 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，對(duì)傳統(tǒng)載體的食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案實(shí)施數(shù)字化。
第三十條 食品生產(chǎn)質(zhì)量信用檔案信息要積極與質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門的食品安全電子追溯系統(tǒng)實(shí)行聯(lián)接，并及時(shí)把相關(guān)信息傳輸?shù)诫娮幼匪菹到y(tǒng)，使質(zhì)量監(jiān)督部門能夠及時(shí)掌握企業(yè)生產(chǎn)情況及產(chǎn)品質(zhì)量情況，使消費(fèi)者能夠遠(yuǎn)程了解食品的相關(guān)信息，使食品安全相關(guān)信息的提供和發(fā)布適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。
第七章 附 則
第三十一條 在食品安全生產(chǎn)信用檔案管理中，違反檔案法律法規(guī)，造成嚴(yán)重后果的，要依照國家有關(guān)法規(guī)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
第三十二條 本辦法自2013年4月10日起施行，有效期5年。
