現(xiàn)將《福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）印發(fā)給你們，并提出如下要求，請各單位認真遵照執(zhí)行。
一、提高思想認識。食品流通許可檔案作為工商行政管理機關依法實施流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)管的重要資料，各級工商行政管理部門要高度重視食品流通許可檔案的建檔、歸檔工作，確保檔案管理工作到位、責任到人。
二、明確管理部門及人員。各單位要根據(jù)《辦法》的要求，明確本單位內食品流通許可檔案的歸檔管理部門，并將本單位負責檔案管理的部門及人員名單于4月30日前通過OA上報市工商局市場處。
三、做好前期已發(fā)放的食品流通許可證檔案歸檔工作。各單位要及時組織人員，按照《辦法》的相關要求，認真梳理、歸檔前期已發(fā)放的食品流通許可證的相關檔案，防止檔案出現(xiàn)散落、遺失、缺頁、疏漏等現(xiàn)象。市工商局將于今年7月份開始組織對各單位檔案歸檔情況進行專項檢查。
四、食品流通許可檔案盒和文書檔案封皮由各縣（市）、區(qū)工商局自行印制，封皮樣式參照附件。有條件的單位要設立專門的食品流通許可檔案室，并配備電腦、打印機、掃描儀等必要的管理設備，提高檔案的管理水平。同時對于在食品流通許可檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和建議，請及時向市工商局市場處反饋。
二○一一年四月八日
福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案管理辦法（試行）
第一章 總則
第一條 為加強食品流通許可檔案管理，發(fā)揮檔案在食品流通監(jiān)督管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國食品安全法》、《中華人民共和國食品法實施條例》、《中華人民共和國檔案法》和國家工商行政管理總局《食品流通許可證管理辦法》有關規(guī)定，制定本辦法（暫行）。
第二條 食品流通許可檔案是指工商行政管理機關依法對流通環(huán)節(jié)食品經營者從事食品經營許可過程中形成的有查考價值的各種文件、證件、圖表、聲像等歷史記錄，是工商行政管理機關依法實施流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)督管理的重要資料。
第三條 食品流通許可檔案管理的任務是：收集、整理食品經營者檔案材料，保護食品經營者檔案材料的完整與安全，積極開發(fā)利用檔案資料，為流通環(huán)節(jié)食品安全監(jiān)督管理提供基礎信息。同時檔案內容要與登記注冊、市場巡查、經濟戶口管理和食品安全監(jiān)管等信息銜接，作為信用分類監(jiān)管的參考依據(jù)。
第四條 縣級工商行政管理機關負責核發(fā)《食品流通許可證》的部門應按照本辦法，建立健全本單位食品流通許可檔案管理制度，接受上級工商行政管理機關的業(yè)務監(jiān)督和指導。
第二章 檔案建立
第五條 食品流通許可檔案由負責核發(fā)《食品流通許可證》的各級工商行政管理機關建立。
食品流通許可檔案依照“誰發(fā)證、誰建檔”的原則，按食品經營戶建檔，“一戶一檔、一檔多卷”。
第六條 食品流通許可檔案內頁資料，按許可類型可分為許可卷、變更卷、注銷卷等。具體內容如下：
1.食品流通許可申請卷：
（1）《食品流通許可申請書》（包括《食品流通許可申請表》、《負責人情況登記表》、《食品安全專業(yè)技術人員、食品安全管理人員情況登記表》、《指定（委托）書》、《食品流通許可申請審核意見表》、《核發(fā)<食品流通許可證>情況登記表》）；
（2）《名稱預先核準通知書》復印件、或營業(yè)執(zhí)照復印件；
（3）與食品經營相適應的經營場所使用證明；
（4）食品安全專業(yè)技術人員、食品安全管理人員身份證明；
（5）食品安全管理制度文本；
（6）食品流通許可材料預核審并經營場所現(xiàn)場勘察報告書；
（7）食品流通許可現(xiàn)場核查表；
（8）規(guī)定應提交的其他材料；
2.食品流通許可變更卷：
（1）《食品流通變更許可申請書》（包括《食品流通變更許可申請表》、《負責人變更情況登記表》、《食品安全專業(yè)技術人員變更情況登記表》、《食品安全管理人員變更情況登記表》、《指定（委托）書》、《食品流通變更許可審核意見表》、《核發(fā)<食品流通許可證>變更情況登記表》）；
（2）《食品流通許可證》正、副本；
（3）與變更食品流通許可證相關的材料。
3.食品流通許可注銷卷：
（1）《食品流通注銷許可申請書》（包括《食品流通注銷許可申請表》、《指定（委托）書》、《食品流通注銷許可審核意見表》）
（2）《食品流通許可證》正、副本；
（3）與注銷食品流通許可證相關的證明文件。
第七條 食品流通許可檔案材料應按企業(yè)、個體工商戶、農村合作社等分別建檔，并按許可類別進行整理，分別裝訂成卷或在一卷內分類隔開，并統(tǒng)一使用福州市工商行政管理系統(tǒng)食品流通許可檔案盒和文書檔案封皮。
食品流通許可檔案按照“一檔一號”的原則，建立相應的歸檔號，編號規(guī)則由縣級工商行政管理機關負責核發(fā)《食品流通許可證》的部門自行制定。為方便查詢，原則上以縣（區(qū)）為單位，按歸檔順序，先后制定序列碼，作為歸檔號。
第八條 檔案建立人員應根據(jù)本辦法第六條規(guī)定的裝訂順序用阿拉伯數(shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號；橫頁字頭順左側裝訂。
聲像材料應當用文字標出錄攝的對象、時間、地點、作者。
對破損的檔案材料進行修補或復制時，復制件放在原件后面；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊；紙面過大的材料，應按卷宗大小折疊整齊；對字跡難以辨認材料，應當附上抄件；材料上的金屬物要剔凈。
第九條 歸檔材料中如有文件、材料說明，均應填寫在備考表內。同時，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時間填寫清楚。
新形成的檔案材料應定期裝訂到卷內。
第三章 檔案管理
第十條 食品流通許可檔案由縣級工商行政管理機關負責核發(fā)《食品流通許可證》的部門統(tǒng)一歸檔管理，按照“定期移交、專人接收”，“統(tǒng)一歸檔、專人管理”的原則，指定專人負責檔案管理工作。管理人員應熟悉食品流通許可業(yè)務和檔案管理業(yè)務，并保持相對穩(wěn)定。管理人員調動工作時，應在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續(xù)。
第十一條 食品流通許可檔案立卷人員應及時向縣級工商局檔案管理人員送交完整的食品流通許可檔案。根據(jù)食品流通許可檔案量的多少，每月或季度送交一次。檔案移交時由移交部門填寫移交清單一式兩份，經雙方簽字后，一份存移交部門，一份存檔案室。
第十二條 食品流通許可檔案管理人員接收檔案時，應檢查案卷內容，符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)；對不符合要求的，檔案管理人員不予接收。
第十三條 食品流通許可檔案為永久性保管檔案。
第十四條 縣級工商行政管理機關必須建立食品流通許可檔案室或檔案存放專柜。食品流通許可檔案要有專門裝具，并具有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外錢）、防塵等設施功能。
第十五條 食品流通許可檔案管理人員應定期對檔案進行安全檢查和清點，并作記錄。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。
食品流通許可聲像檔案應根據(jù)其保管期限定期復制。
第四章 檔案利用
第十六條 為發(fā)揮食品流通許可檔案對社會服務的作用，有條件的縣級工商行政管理機關可在核發(fā)許可辦公場所制作機讀檔案供社會查閱。
第十七條 外單位需借調、查閱食品流通許可卷宗或復制、摘錄卷宗材料的，應持單位介紹信和個人有效證件，按有關檔案管理規(guī)定辦理后方可借閱、抄錄、復制。
查閱部門提供食品流通許可機讀檔案、掃描檔案、原始檔案復制件，應由檔案管理人員與原件核對后，加蓋食品流通許可檔案查詢專用章。
第十八條 查閱食品流通許可檔案應有專門場所，并注意保護。檔案利用者不得修改、污損、標注、撕拆、抽調、散失、銷毀和轉借檔案材料。
第十九條 查閱人不得利用食品流通許可檔案的資料開展有償服務，未經食品流通許可核發(fā)機關授權和批準，任何單位和個人無權公布食品流通許可檔案材料的內容。
第五章 附則
第二十條 各級工商行政管理機關可根據(jù)本辦法（暫行）制定具體的立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度和檔案管理人員崗位責任制度。
第二十一條 本辦法（暫行）自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第二十二條 本暫行辦法與檔案管理有關規(guī)定、上級相關規(guī)定有相悖之處，按檔案管理有關規(guī)定、上級相關規(guī)定執(zhí)行。
