《佛山市食品安全檔案管理辦法》（以下稱《辦法》）已經市食品藥品監督管理局、市檔案局審議通過，經市法制局審查通過，并于2014年12月19日由市政府辦公室頒布施行，共十一條，包含7個附件。《辦法》的印發施行，為做好佛山市食品安全檔案管理工作，更好地為全市食品安全和監督管理工作提供有效服務。
一、填補食品安全檔案管理空白
至2013年初，國家、省一直未有食品安全檔案管理方面的具體制度、辦法出臺，而且在推進食品（農產品）示范市建設的過程中，食品安全監管部門發現當前我市食品行業存在執行標準較低、企業食品安全管理制度不完備的問題，食品安全追溯體系建設缺乏切入點。從無到有，《辦法》通過推動監管部門和食品企業對本部門、本企業食品安全檔案實行規范化管理，確保食品安全檔案收集齊全、整理規范、保管安全和利用便捷，為食品來源去向可查可溯打下基礎。
二、推進食品安全檔案建檔工作
《辦法》共十一條，對食品安全檔案的內容、來源及監管要求等予以規定。其中第一條說明制訂《辦法》的宗旨；第二條為本辦法的適用范圍；第三、四條明確食品安全檔案及食品監管部門的涵義；第五條規定食品安全檔案主要內容；第六條至第八條規定了食品安全檔案的監督管理方法；第九條規定對檔案管理違法行為處理措施；第十條、第十一條為補充說明事項。從法律層面上看，《食品安全法》第七十八條規定，縣級以上質量監督、工商行政管理、食品藥品監督管理部門對食品生產經營者進行監督檢查，應當記錄監督檢查的情況和處理結果。監督檢查記錄經監督檢查人員和食品生產經營者簽字后歸檔。《食品安全法》第七十九條規定，縣級以上質量監督、工商行政管理、食品藥品監督管理部門應當建立食品生產經營者食品安全信用檔案，記錄許可頒發、日常監督檢查結果、違法行為查處等情況；根據食品安全信用檔案的記錄，對有不良信用記錄的食品生產經營者增加監督檢查頻次。
《辦法》第五條規定了食品安全檔案的主要內容，包括監管部門形成的監管檔案和企業生產經營過程中形成的檔案材料。相關內容制定的主要依據有：1、《食品安全法》第三十六至第三十九條分別規定食品生產企業要建立食品原料等進貨查驗記錄和出廠檢驗記錄，食品經營者要建立進貨查驗記錄和經營記錄。《農產品質安全理法》第二十四條規定農業生產企業和農民合作社要建立農產品生產記錄。2、根據《餐飲服務食品安全監督管理辦法》、《流通領域食品安全監督管理辦法》等法規中對監管部門日常檢查中內容的規定。3、根據監管部門開展日常監管需要確定。
三、覆蓋企業類型多
《辦法》共包含7個附件，其中1個是食品安全檔案分類編號辦法，1個是小作坊食品集中加工點食品監管檔案歸檔范圍及保管期限表，其余5個是不同類型的企業食品安全檔案歸檔范圍及保管期限表，所涉及的類型分別是農作物種植類、水產養殖類、食品加工類、食品流通類、餐飲類。
四、保存期限分三檔
《辦法》將檔案的保存期限劃分為2年、5年、15年三檔。臺賬管理類、生產記錄類檔案保存期2年，部分資質證明類、監管檔案類和其他檔案保存期5年，制度標準類和部分資質證明類檔案保存期15年。確定依據：1、根據《食品安全法》和《農產品質量安全法》規定，有關生產經營記錄保留時間不低于2年，對其他制度性文件和監管記錄類文件并未做出明確規定。2、從方便企業和嚴格監管的角度出發，考慮到企業的管理制度和部分資質材料在一段比較長的時間內不會發生較大變化，而且這兩類檔案的總量不大，因此規定了15年這種較長的保存期限；將監管記錄保存期限確定為5年，既保證了一段時期內監管部門對企業監管的有效性和延續性，也避免對企業因長期保存大量的監管檔案而產生其他負擔。
