食品企業在開展食品安全管理過程中，需調查掌握供方（包括食品原料、食品添加劑和食品相關產品等的供應商）的資質證明和相關文件，以有效管理供方，履行進貨查驗業務，把控物料合格性門檻。
因此，建立并管理供應商檔案是食品企業的基礎工作之一。
供應商檔案資料，通常包括以下幾類：
1）供應商相關資質文件，如生產許可證，營業執照
2）供應商提供產品的合格證明
3）供應商聲明
4）供應商評價記錄
5）其他資料
在這些檔案資料的管理中，以下細節應該給予充分關注。
一、供應商的法定資質文書，應注意
1.營業執照是否覆蓋供方供應的所有產品？
【舉例】有些企業營業執照可能不覆蓋供方所提供的產品，特別是不需要提供SC等資質的產品，應特別給予關注。
2.生產許可資質是否在有效期內，是否有超期？
3.在食品鏈上，需調查供方生產許可資質（不單單是SC）是否提供完整？
【舉例】如外包裝供方，應向企業提供《印刷經營許可證》；如海捕供方，應向企業提供《捕撈許可證》。
二、產品合格證明，應注意
1.是否每批次提供產品的相關合格證明？
2.適用條件下，供方是否每年至少提供1次第三方檢驗報告？檢驗報告生效日期是否超過1年？
3.產品檢驗報告是否覆蓋主要食品安全指標？
4.產品檢驗報告是否真實？
三、供應商聲明，應注意
根據具體情況，向供應商索要聲明，通常這類聲明，包括有：供貨聲明和供方聲明。供貨聲明，可包括原料種植過程中未使用違禁農藥，未使用轉基因原料等；供方聲明，可包括社會責任聲明、環保聲明等。
1.供貨聲明，是否每批次提供，且供貨聲明的信息與產品進廠信息是否保持一致？
2.供方聲明，應關注聲明內容是否滿足相關程序文件？
四、供應商評價記錄，應注意
企業可按照供應商管理規定，在供應商選擇時對供應商進行系統評價，在合作期間進行周期評價，在檔案管理時應注意：
1.對供應商評價，是否真實？
2.評價內容是否完整？
3.評價周期是否符合公司相關規定？
4.評價人員是否簽字？
五、其他資料
根據企業的具體需求，可能還會涉及到一些相關的供方資料，也在供方檔案管理范疇內，例如產品證書等。
1.具有時效性的第三方證書，是否在有效期內？比如供應商的ISO9001證書等。
2.有涉及到使用進口冷鏈原料加工的企業，需索取核酸檢測合格證明以及消毒單位出具的進口冷鏈食品貨物也經消毒的證明。
六、常見的物料索證要求
1.一般的物料，有生產廠家的需要：營業執照+生產許可證（含明細頁）+當年第三方檢測報告+批次出廠檢驗報告。
2.農副產品，如果是在批發商采購，需要索要對方營業執照+產品外檢合格報告+收貨方檢測驗收。
2.1農副產品，如果是收的農戶的，比如香蔥，索要對方身份證復印件+收貨方檢測驗收。
3.物料都需要收據等購貨憑證。
因此，建立并管理供應商檔案是食品企業的基礎工作之一。
供應商檔案資料，通常包括以下幾類：
1）供應商相關資質文件，如生產許可證，營業執照
2）供應商提供產品的合格證明
3）供應商聲明
4）供應商評價記錄
5）其他資料
在這些檔案資料的管理中，以下細節應該給予充分關注。
一、供應商的法定資質文書，應注意
1.營業執照是否覆蓋供方供應的所有產品？
【舉例】有些企業營業執照可能不覆蓋供方所提供的產品，特別是不需要提供SC等資質的產品，應特別給予關注。
2.生產許可資質是否在有效期內，是否有超期？
3.在食品鏈上，需調查供方生產許可資質（不單單是SC）是否提供完整？
【舉例】如外包裝供方，應向企業提供《印刷經營許可證》；如海捕供方，應向企業提供《捕撈許可證》。
二、產品合格證明，應注意
1.是否每批次提供產品的相關合格證明？
2.適用條件下，供方是否每年至少提供1次第三方檢驗報告？檢驗報告生效日期是否超過1年？
3.產品檢驗報告是否覆蓋主要食品安全指標？
4.產品檢驗報告是否真實？
三、供應商聲明，應注意
根據具體情況，向供應商索要聲明，通常這類聲明，包括有：供貨聲明和供方聲明。供貨聲明，可包括原料種植過程中未使用違禁農藥，未使用轉基因原料等；供方聲明，可包括社會責任聲明、環保聲明等。
1.供貨聲明，是否每批次提供，且供貨聲明的信息與產品進廠信息是否保持一致？
2.供方聲明，應關注聲明內容是否滿足相關程序文件？
四、供應商評價記錄，應注意
企業可按照供應商管理規定，在供應商選擇時對供應商進行系統評價，在合作期間進行周期評價，在檔案管理時應注意：
1.對供應商評價，是否真實？
2.評價內容是否完整？
3.評價周期是否符合公司相關規定？
4.評價人員是否簽字？
五、其他資料
根據企業的具體需求，可能還會涉及到一些相關的供方資料，也在供方檔案管理范疇內，例如產品證書等。
1.具有時效性的第三方證書，是否在有效期內？比如供應商的ISO9001證書等。
2.有涉及到使用進口冷鏈原料加工的企業，需索取核酸檢測合格證明以及消毒單位出具的進口冷鏈食品貨物也經消毒的證明。
六、常見的物料索證要求
1.一般的物料，有生產廠家的需要：營業執照+生產許可證（含明細頁）+當年第三方檢測報告+批次出廠檢驗報告。
2.農副產品，如果是在批發商采購，需要索要對方營業執照+產品外檢合格報告+收貨方檢測驗收。
2.1農副產品，如果是收的農戶的，比如香蔥，索要對方身份證復印件+收貨方檢測驗收。
3.物料都需要收據等購貨憑證。
