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跨部門溝通10原則,質量人溝通可以更有效

   2022-06-24 食品質量管理公眾號320
核心提示:跨部門溝通10原則,質量人溝通可以更有效……(世界食品網-m.cctv1204.com)
   管理過程中,不少部門領導肯定遇到過類似的情況: 
  1,你認為十萬火急的事,到了其他部門主管口中,竟然成了“芝麻綠豆大的事”;
 
  2,原本應該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為“各彈各的調”,找不到共識。
 
  企業管理中,跨部門溝通不良的問題比比皆是。
 
  每個人在工作中都不是形單影只的個體,都需要得到理解和支持,一項工作如果需要多部門配合往往會產生很多問題。
 
  那么,在不同部門有不同立場的情況下:
 
  怎樣才能把話說清楚?
 
  把成果做出來?
 
  有沒有好的方式能夠有效解決問題,達到快速執行呢?
 
  ·沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說:“溝通是管理的濃縮”。
 
  ·通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說:“管理就是溝通、溝通再溝通”。
 
  ·日本“經營之神”松下幸之助也曾言:企業管理過去是溝通, 現在是溝通, 未來還是溝通。“
 
  其實,只要掌握以下跨部門溝通的10條基本原則,進行無障礙的跨部門溝通與協作,并非難事。
 
  原則一:溝通前先做好準備
 
  在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚。不要毫無準備就去,否則很可能得不到你想要的東西。
 
  下面的幾個問題應該事先想清楚:
 
  你希望對方幫你做什么事?
 
  你認為他會要求你做什么?
 
  如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?
 
  如果雙方沒共識,你會有什么后果?
 
  對方又會有什么后果?
 
  原則二:了解其它部門的語言
 
  跨部門溝通不良,很多時候都是”語言不通“所引起。
 
  舉例來說,營銷部人員平常講的是”相同語言“,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。
 
  同樣地,財務、生產、人資等部門,也有自己的語言與觀點。
 
  因此,想要溝通順暢,前提就是”聽懂對方的語言“。
 
  學會換位思考,試著站在對方的立場考慮:
 
  ”這么做,對業務部的業績有幫助嗎?“
 
  ”如果我是他,會接受這種做法嗎?“
 
  ”這個方法真的有用嗎?“
 
  跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。
 
  原則三:開誠布公是最好的對策
 
  你面對的是必須長期共事的同事。
 
  因此,凡事以誠實為上策,最忌欺騙、隱瞞事實,破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。
 
  相反的,互信會讓雙方在溝通時打開心防,他們會明白說出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問題。
 
  誠信溝通有三個要素:
 
  錯的不要解釋;
 
  務必不要爭執,不打斷對方說話;
 
  微笑再微笑。
 
  頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。
 
  因此,時不時的跟其他部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。
 
  原則四:不要害怕沖突
 
  在跨部門會議上,每個主管為了維護自己部門的利益,難免會出現一些摩擦。
 
  有些主管,尤其是新手主管,為了怕把氣氛弄僵,往往會變得沉默寡言,以維持表面的和諧。
 
  艾林哈特在《有效溝通》一書中點出:
 
  ”如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突,決策質量就會低落。“艾林哈特提醒,千萬別把”沒有沖突“跟”意見一致“混為一談。
 
  有時候,太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視,而且問題也不會獲得真正的解決。
 
  因此,艾林哈特建議經理人,態度要柔軟,但立場要堅定,”別太快或太輕易就順從認命。“
 
  記住,你是部門主管,雖然你要和其他部門保持良好關系,但是,捍衛部門及部屬的權益,更是你責無旁貸的使命。
 
  原則五:呈現事實,專注中心議題
 
  讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現具體事實,引導人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當的臆測。
 
  美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出:
 
  事實(例如目前銷量、市占率、研發經費、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中”人“的因素降到最低。
 
  在缺乏事實的情況下,個人動機可能會遭到猜疑。但”事實就是事實“,它不是出自人的幻想或自私的欲望。
 
  因此,提出事實”可以創造一種強調議題,而非人身攻擊的氛圍。“
 
  原則六:多提選項,保持彈性
 
  當你進行跨部門協商時,不要執著在單一做法上,而是開發多元選項。例如一次提出3~5個方案,讓其它經理人有更大的選擇空間。
 
  多元選項能讓選擇不再”非黑即白“。
 
  經理人有較大的彈性調整自己的支持度,也可以輕易變換立場,不覺得有失顏面,因此能夠降低溝通時的人際沖突。
 
  原則七:創造共同目標一起合作
 
  無可諱言,各部門間一定同時存在合作與競爭關系。
 
  部門間若想進行建設性的溝通,一定要強調彼此的合作關系,競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。
 
  因此,盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標,然后一起努力,就算有爭執也沒關系。
 
  就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言:
 
  ”如果每個人都要去舊金山,那么,花許多時間爭執走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山,有人要去圣地亞哥,這樣的爭執就很浪費時間了。“
 
  在跨部門溝通中,達成一致的目標需要弄清楚四個問題:
 
  雙方的共同目標是什么?
 
  有什么阻礙雙方合作?
 
  創造共同目標的資源是什么?
 
  合作的價值是什么?
 
  原則八:尊重溝通對象的權力
 
  每個經理人都是各自管轄范圍內最有權力的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此,當你在進行橫向溝通時,一定要挑對對象。
 
  舉例來說,你們最新的網絡營銷計劃下周就要上路了,但是信息部門的網站建置還未完成。
 
  這時,不要心急地馬上跑去找負責的工程師,你應該去找他的主管,進行協調,找出解決之道。
 
  總之,跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關系,以免造成不必要的誤會。
 
  原則九:善用幽默
 
  幽默可以做為溝通時的緩沖劑,也可視為一種防御機制。
 
  當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實,或是要溝通棘手訊息時,以輕松或幽默的方式來傳達,比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通。
 
  幽默使用法則的四條禁忌:
 
  不談論對方家庭;
 
  不以人身攻擊;
 
  不涉及組織敏感話題;
 
  幽默有度,點到即止。
 
  原則十:確保溝通信息無誤
 
  當你針對某件項目或議題,進行完跨部門溝通后,務必要回到自己部門,向部屬清楚傳達最新進度與訊息。
 
  很多時候,跨部門會議中所決定的事項,必須交由各部門的一線人員去執行。因此,一定要確保所有信息傳達無誤,才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。
 
  為了確保溝通信息無誤,管理者可以利用以下幾個方法:
 
  向對方重復溝通中的主要內容;
 
  利用澄清的方式提出不明白的內容;
 
  談論重點議題時盡量不要打斷對方講話。

 
標簽: 溝通
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